Napjainkban a változások által még a korábbinál is fokozottabban elõtérbe kerül a vállalkozások IT tanácsadása. Felmerül azonban a kérdés: Vajon mennyire bízhat egy cég az általa igénybevett tanácsadó tudásában?

idea_5

Tekintsük, hát át – néhány gondolat erejéig – miben lehet egy IT tanácsadó cég a megbízó hasznára:

 

I. Informatikai stratégia készítése
A vállalatvezetõket, IT-menedzsereket leginkább foglalkoztató kérdések között elsõ helyen szerepel az, hogy miként tudnak az üzleti stratégiához illeszkedõ informatikai stratégiát készíteni, és milyen üzleti lehetõségek (pl. e-Business, CRM, Knowledge Management) informatikai támogatásával tudják a legjobb üzleti eredményt elérni – állítják a Gartner elemzõi.
Emellett az informatikát az alapszolgáltatásba integráló vállalatoknál (pl. távközlés, pénzügyi szektor) újabban az a kérdés kerül elõtérbe, hogy milyen módon tudja az informatika a teljes vállalati stratégiát meghatározni, milyen új szolgáltatások, termékek bevezetése válik lehetõvé az informatika legújabb eredményeinek alkalmazásával.
Az informatikai stratégia kialakításának célja az összhang megteremtése a vállalati jövõkép, az üzleti stratégia, a felhasználói igények, valamint az informatika rohamosan bõvülõ lehetõségei között.
Az informatikai stratégia hasznosulása a vállalatnál
A stratégiával növeljük annak esélyét, hogy az informatikai szolgáltatások és fejlesztések elvárt üzleti elõnyei, hatásai megvalósuljanak.
Az informatikai fejlesztések koordinált megvalósításával a rendelkezésre álló erõforrások optimális kihasználását segítjük elõ.
Az informatikai stratégiával segítjük a vállalaton belül az üzleti területek, a felhasználók és az informatikai szervezet közötti kommunikációt, az elvárások egyértelmû tisztázását, valamint az azoknak való pontosabb megfelelést.
Az informatikai stratégia nyomán egységesebb informatikai környezet alakítható ki mind a technológiát, mind az alkalmazásportfoliót, mind pedig az informatikai szervezetet tekintve.
Megközelítés
A stratégia kialakításakor adaptív az ügyfélhez alkalmazkodó módszertan alapján dolgozzunk. A cél, hogy ügyfeleink valós igényeit figyelembe véve alakítsuk ki a vállalat üzleti céljait támogató és a felhasználók által is elfogadott informatikai stratégiát. A mûködés hatóköre és mélysége a konkrét igények, az ügyfél oldalán rendelkezésre álló erõforrások és az idõ függvényében különbözõ lehet.
Az IT-stratégia kialakítását a következõ kérdések mentén végezzük
  • Melyek a hazai és a nemzetközi IT-trendek (technológia, termékszállítók, IT-menedzsment)? Milyen a belsõ vállalati IT-környezet?
  • Milyen mértékû jelenleg az üzleti területek informatikai támogatása? Hogyan célszerû ezt változtatni?
  • Melyek azok az üzleti képességek, melyek megtartásához, megszerzéséhez elengedhetetlen az IT támogatása?
  • Melyek a vállalati IT jelenlegi erõsségei és gyengeségei (technológia, adatbázisok, alkalmazások, szervezet)?
  • Megfelelõ-e a jelenlegi IT-környezet mûködési hatékonysága és eredményessége?
  • Milyen szerepet töltsön be az informatika a vállalat életében?
  • Hogyan tudja az IT hatékonyan támogatni az üzleti stratégia és az IT-vízió megvalósulását?
  • Milyen fejlesztési irányvonalakat kell megvalósítani az adatok, alkalmazások, technológia és IT-menedzsment területén annak érdekében, hogy az üzleti célkitûzések teljesülhessenek?
  • Melyek a vállalat szempontjából célravezetõ erõforrás-gazdálkodási alternatívák?
  • Milyen új belsõ IT-képességek kiépítése szükséges az üzleti elvárásoknak való megfeleléshez?
  • Milyen e-Business lehetõségek megvalósítása vezet a legjobb üzleti eredményre?
  • Milyen akciókon, projekteken, programokon keresztül valósulnak meg az informatikai stratégia célkitûzései és iránymutatásai?
  • Milyen prioritások alapján kell a feladatokat megvalósítani?
  • Milyen és mekkora az informatikai stratégia megvalósításának erõforrás-szükséglete?
  • Hogy viszonyulnak a ráfordítási szükségletek a valós kapacitásokhoz?
    Milyen kockázatokkal járhat az IT-stratégia megvalósítása? Hogyan kezelhetõk a kockázatok?
  • Mi alapján mérhetõ késõbb az informatikai stratégia megvalósítási hatékonysága?
II. Tanácsadás az informatikai szervezetek mûködésének kialakításához
Gyakran elõfordul, hogy egy vállalatnál annak ellenére, hogy a legújabb technológiára épülõ informatikai rendszereket alkalmazzák és a legjobb informatikus szakemberekkel dolgoznak, a felhasználók és a gazdasági vezetés elégedetlenek: követhetetlenek és kiszámíthatatlanok a kiadások, így a szolgáltatások eredményessége is kétséges; vagy másik tipikus probléma, hogy nem lehet az IT-szervezetet összefogni, és irányítani.
AZ IT sikerességéhez, vállalaton belüli elismeréséhez az IT-szervezet, költségek, folyamatok és rendszerek kontrollja szükséges, továbbá az, hogy a vállalkozás üzleti céljaival, elvárásaival harmóniában mûködjön.
A cél, hogy az informatikai szervezetek részére olyan mûködési kereteket hozzunk létre, amelyek lehetõvé teszik a hatékony és kontrollálható informatikai szolgáltatások biztosítását és megfelelnek az informatikai terület állandó változásának és fejlõdésének.
A felhasználók haszna
  • Az IT-vezetõ kezében tartja az informatika irányítását, még decentralizált IT-struktúrában is;
  • A jól megtervezett mûködés mellett az IT-költségek is jobban kordában tarthatók;
  • A vállalatvezetõk és az IT-felhasználók számára az IT-mûködés átláthatóbb, így nõhet az elégedettség;
  • A szolgáltatások definiálásával és a szolgáltatási szintek mérésével értékelhetõvé válik az IT teljesítménye, ami lehetõséget ad a folyamatos tanulásra és fejlõdésre;
  • Az informatikai szolgáltatások és folyamatok hatásossága és hatékonysága középtávon megnõ.
Összefoglalóan az IT-terület eredményesebben támogatja a vállalat üzleti céljait.
Hol célszerû igénybevenni?
Olyan szervezeteknek, amelyeknél nem jellemzõ az üzleti folyamatok és a mûködés összhangja, nincs megfelelõ interfész az üzleti szervezetek és az IT között, az IT nem tudja „eladni magát” a cégen belül.
A tanácsadás altípusai
Átfogó informatikai szervezetfejlesztés

A vállalat belsõ informatikai mûködésének (az informatikai rendszerek, eszközök és technológiák fejlesztésének, karbantartásának és üzemeltetésének) fejlesztésében segítünk az informatikai szervezet

  • mûködési módjának,
  • folyamatainak,
  • szabályozásának,
  • szervezeti struktúrájának, valamint
  • pénzügyi gazdálkodásának

az újragondolásával a hatékonyság és a hatásosság növelése érdekében.

Projektmódszertan és projektszabvány kidolgozása, bevezetése
Projektmódszertant alakítunk ki a szervezet elsõsorban informatikai tartalmú projektjeinek egységes, szabályozott lebonyolítása és sikeres megvalósítása érdekében.
Belsõ szolgáltatási megállapodások
(Service Level Agreement a továbbiakban: SLA-k) kialakítása
A belsõ szolgáltatási megállapodás az IT és az üzleti területek között jön létre, és benne rögzítik mindkét fél vállalásait. Szolgáltatásunk e megállapodások elõkészítését, kialakítását, megkötését és karbantartását támogatja.
IT-outsourcing tanácsadás
  • outsourcingstratégia kidolgozása,
  • szolgáltatások és szolgáltatási szintek definiálása,
  • outsourcing partner kiválasztása,
  • szerzõdéses tárgyalások és szerzõdéskötés elõkészítése,
  • szervezeti átalakítások támogatása,
  • bevezetés segítése, mûködés karbantartása.

Az IT szerepét és mûködési modelljét általában már az üzleti elvárásokhoz illeszkedõ informatikai stratégia készítése során meghatározzák

A megközelítés
  • Az ügyfél adott problémájának, igényének megfelelõ mélységben tervezzük meg és alakítsuk ki a mûködés kereteit;
  • Az informatikai szervezet munkatársai mellett, mind a felsõvezetéssel, mind a felhasználókkal igyekezzünk egyeztetni, és bevonni õket a velük kapcsolatos döntésekbe;
  • Konkrét, gyakorlatban alkalmazható megoldásokra törekedjünk, a megvalósítás során szem elõtt tartva az egyes feladatok prioritását;
  • Termékeink, elvégzett munkáink bevezetésében is vegyünk részt, illetve gondoskodni azok követésérõl, késõbbi felülvizsgálatáról. Ezzel munkánk tényleges hasznosulását kívánjuk biztosítani a szervezetben.
III. Tanácsadás a változáskezeléshez
Az igazán sikeres vállalatok elsõsorban nem különbözõ stratégiák kialakításában, vagy az információs technológiára való költekezésben járnak élen, hanem sokkal inkább a végrehajtás és az üzemelés tökéletességében.
Mit értünk változáskezelés alatt?
A változáskezelés kiindulópontja az a felismerés, hogy a változás – amilyen például egy új stratégia kialakítása, technológiai fejlesztés vagy egy új informatikai rendszer bevezetése – nem egyetlen esemény, amely megtörténik (esetleg elrendelhetõ), hanem egy folyamat, amelynek hatékony menedzselésétõl függ a megvalósítási idõszak hossza, a bekövetkezõ átmeneti nehézségek súlyossága, valamint összességében az egész vállalkozás sikeressége is.
Igen gyakori, úgyszólván általános jelenség, hogy a vállalati hatékonyság javítását célzó változások (stratégia, technológia, folyamatok, IT stb.) elindítása után a várakozásokkal szemben nem lehet azonnal érezni azok eredményét, sõt átmenetileg a hatékonyság akár jelentõs visszaesését is tapasztalhatjuk.
Mi okozza a kezdeti visszaesést?
  • a változásokkal szemben tapasztalható természetes emberi ellenállás,
  • az alacsony motivációs szint és morál,
  • a kommunikációs folyamat sérülése, ami fontos információk vesztéséhez vezethet,
  • a megváltozott helyzethez nem kellõen alkalmazkodó szervezeti keretek,
  • a változás gyermekbetegségei,
  • a bevezetésben résztvevõ szakértõk helyettesítésének megoldatlansága,
  • egyéb, az emberi tényezõvel kapcsolatos probléma.

 

Amiben ügyfelünk hasznára lehetünk

A vállalati (intézményi) kezdeményezések megvalósulását projektmenedzsment támogatással, valamint a változás emberi tényezõinek menedzselésével segíthetjük elõ.
Minden változás szükségszerû velejárója az említett változási görbe. Célunk a visszaesés mértékének és idõtartamának csökkentése.
A változáskezelés legfontosabb eszközei a következõk:
Átfogó változáskezelési terv
A változások tervezésének kellõen korai szakaszában fel kell mérni, hogy azok kiket, illetve mely csoportokat érintenek leginkább. Az összehangolt tervben célszerû összefoglalni a kockázati tényezõk kezelésére alkalmazandó eszközöket, valamint alkalmazásuk tervezett ütemtervét.
Tájékoztatás, kommunikáció
Fontos, hogy – a változáskezelési terv részeként – elkészüljön az a kommunikációs terv, amelyben meghatározzuk az egyes érintett csoportoknak szóló legfontosabb üzeneteket; kijelöljük az üzenetek továbbítására leginkább megfelelõ tájékoztatási formákat; a tájékoztatás idõrendjét és felelõseit is.
Részvétel, bevonás
Természetesen gyakran elõfordul, hogy nem lehet minden érintett szereplõ minden javaslatát megvalósítani a projekt során. A tapasztalatok azonban azt mutatják, hogy a részvétel maga is az egyik legfontosabb eszköze a célokkal való azonosulásnak és az elkötelezettség kialakításának.
Oktatás, tréningek
Fontos, hogy az oktatás ne csak az új rendszer vagy technológia használatára, hanem a megváltozott munkafolyamatokra, a megváltozott munkakörökre, valamint a szervezetben tapasztalható egyéb változásokra is kiterjedjen.
Folyamatos segítségnyújtás
Még a változások legtökéletesebb elõkészítése mellett is gyakori, hogy valamely érintett résztvevõk (vagy azok csoportja) egy adott ponton megfelelõ ismeret, tudás hiányában, vagy akár egy váratlan technikai esemény következtében képtelenné válnak feladataik ellátására. Ezekre az alkalmakra kell kiépíteni azt az információs és segítõszolgálatot, amely a résztvevõket a problémákon átsegíti.
Szervezeti hatások kezelése
A változások során megváltozott szerepû és létszámú szervezeti egységeknél nagyon fontos azoknak a csoportoknak az azonosítása, amelyeknek valódi vagy vélt érdekeit sérti a változás.
Érdekeltségi rendszer kialakítása
Ha az emberek erkölcsi és/vagy anyagi értelemben érdekeltek a változások sikerében, az növeli motiváltságukat. Az erkölcsi motiválás eszköze lehet a szóbeli és az írásbeli elismerés mellett az is, hogy a munkatárs jól definiált feladatot kap megfelelõ hatáskörrel.
A szolgáltatásaink lehetnek
  • a projektek megvalósítása során folyamatos projekt- és programmenedzsment támogatás,
  • átfogó változási tervek készítése,
  • a projektekkel kapcsolatos kockázatok felmérése és kezelési javaslatok kidolgozása,
  • kommunikációtervezés és -menedzsment,
  • szervezettervezés és -fejlesztés,
  • a projektekhez kapcsolódó oktatások-képzések tervezése és szervezése.

 

Kinek ajánlhatjuk szolgáltatásunkat?

Azoknak a nagyvállalatoknak és közintézményeknek, amelyek jelentõs változásokon mennek keresztül, függetlenül attól, hogy ez a változás új stratégiai irány elfogadásából, szervezeti változásokból, fontos technológiai-informatikai fejlesztésekbõl, vagy hatékonyságjavítást célzó folyamatátszervezésbõl származik.
IV. Tanácsadás az informatikai kockázatok kezelésében
Holnap is mûködni fognak a rendszerek? Mit teszünk, ha leáll a szerverünk? Vajon biztonságosan csatlakozunk a világhálóra? Mivel gátoljuk meg a vírusok terjedését? Az információ valóban csak azok számára hozzáférhetõ, akiknek joguk és szükségük van rá? Hogy lehetne a fejlesztéseket biztonságosan bevezetni a mûködõ rendszerbe? Mit mondunk, ha a szoftverrendõrség kopogtat?
Ilyen és hasonló kérdések záporoznak az informatikai vezetõkre – különösen ma, amikor az informatikai rendszerekben tárolt információ értéke és ez által a szervezetek informatikától való függõsége egyre nagyobb. Az üzleti folyamatok egyre szorosabban összefonódnak az informatikával, az internet felhasználása az ügyfelek elérésében, és az ügyvitelt gyorsító elektronikus munkavégzés egyre szélesebb körben terjed.
A tanácsadás célja az informatikai kockázatkezelés területén, hogy ügyfeleink számára ismertek legyenek az értékeiket fenyegetõ veszélyek, és azok valós nagysága, és ennek megfelelõen alakítsák ki az elégséges biztonságot adataik, rendszereik számára.
A kockázatok kezelésének elõnyei
  • A vállalat nyugodt lehet értékeinek biztonsága, rendszereinek rendelkezésre állása felõl: az üzemeltetés stabil, biztonságos lesz;
  • Váratlan helyzetek, katasztrófák sem érik felkészületlenül a vállalatot: a rendszerek a lehetõ legrövidebb idõ alatt újra üzembe állíthatók, az üzleti tevékenységek folyamatossága kidolgozott akciókkal biztosítható;
  • Költséghatékonyság: az adatok, rendszerek védelme azok fenyegetettségének és értékének megfelelõ, azaz csak a valóban szükséges forrásokat kell e célra áldozni.
A szolgáltatásaink lehetnek
Biztonsági rendszerek kialakítása, auditálása
Egy vállalat biztonsági rendszerét mindig a védett értékek nagyságának és sérülékenységének figyelembe vételével teljes körûen, és egyenszilárdságúra kell kialakítani (azaz felesleges volna drága technológiákat csatasorba állítani a külsõ behatolóval szemben, ha a védett információkat bármely munkatárs kiszivárogtathatja).
Ha elõfordultak adatvesztések, bizalmas információ szivárgott ki, kritikus rendszerek leállása üzleti veszteséget okozott, vagy ügyfelei, tulajdonosai akarnak megbizonyosodni a rendszerek megfelelõ védelmérõl, az informatikai biztonsági átvilágítás során azonosítjuk a leginkább fenyegetõ természeti, logikai, fizikai és humán veszélyforrásokat, és javaslatot teszünk a kockázatokat csökkentõ védelmi intézkedésekre.
A védelmi intézkedések kiterjednek a veszélyforrások megszüntetését célzó egyszeri akciókra, és az így elért elégséges biztonsági szintet fenntartó biztonsági rendszer kialakítására is. A rendszerek védelme érdekében kialakítjuk azokat az ellenõrzõ mechanizmusokat, amelyek biztosítják a megelõzést, az észlelést és a javítást. Elkészítjük az érintett folyamatokat szabályozó informatikai biztonsági szabályzatot, és igény szerint részt veszünk ennek bevezetésében.
A biztonság megteremtésének fontos eszköze a vállalati folyamatok fenntartását szolgáló üzleti folyamatossági terv kialakítása. Ez az informatikai rendszerek nem megfelelõ mûködése esetén életbe lépõ intézkedéseken túl kiterjed más természetû problémákra, katasztrófahelyzetekre való felkészülésre, valamint a kialakult helyzet kezelésére is.
Egyedi szoftverek, alkalmazások auditálása
Ügyfeleink mûködése szempontjából kritikus rendszerek esetén javasoljuk az egyedi – a rendszer mûködési környezetét, technikai hátterét biztonsági szempontból vizsgáló – szoftverauditot. Ennek során igény szerint mély, technikai szintû ellenõrzéseket is végzünk. A rendszer auditálásával ellenõrizzük, hogy az megfelel-e a követelményelemzésnek és a felhasználói elvárásoknak, és a beépített biztonsági eljárások helyesen mûködnek-e.
Informatikai fejlesztések támogatása
Egyedi rendszerek kifejlesztésében, kiválasztásában, bevezetésében külsõ minõségbiztosítóként ügyelünk arra, hogy a követelmények meghatározásakor, a tervezéskor, valamint a bevezetés során megfelelõ súllyal kezeljék a biztonsági szempontokat. Biztonsági szempontból kritikus rendszerek esetén javaslatot teszünk a megvalósítási folyamatba, illetve magába a rendszerbe illeszkedõ kontrollelemekre.
Digitális aláírás bevezetése
Napjaink aktuális, egyre szélesebb körben terjedõ témája az elektronikus hitelesítés, a digitális aláírás felhasználása, ami megfelelõen alkalmazva hatékony eszköze lehet az informatikai biztonság fejlesztésének (pl. felhasználó-azonosítás), és alapot szolgáltathat az elektronikus iroda megteremtéséhez.
Licencaudit, szoftvergazdálkodás kialakítása
A vállalatok jogi biztonságához elengedhetetlen egy megfelelõ szoftvergazdálkodási rendszer kialakítása, illetve auditálása, amely a szoftverek jogtiszta használatát igazolja, biztosítja. A szoftvergazdálkodás kialakítása – amellett, hogy marketingüzenete is van – egy vállalat mûködésében az elsõ lépés lehet egy átfogó, szoftverekre, hardverekre, adatokra is kiterjedõ IT-eszközgazdálkodás kialakításában, ami hatékony és követhetõ költség- és eszközfelhasználást biztosít.
Kinek ajánlhatjuk szolgáltatásunkat?
  • Minden szervezetnek, ahol az információs rendszerek komoly gazdasági értéket képviselnek;
  • Az ügyfeleket fókuszba helyezõ, és ezzel együtt számukra közvetlen információ-elérést, tranzakció- végrehajtást (CRM) lehetõvé tévõ szervezetek számára;
  • Mindazoknak, akik folyamataik gyorsítására elektronikus ügyvitelt szeretnének kialakítani, és biztosítani kívánják a hitelességet, bizalmasságot, letagadhatatlanságot (elektronikus iroda, digitális aláírás).
V. Alkalmazásintegráció
A különbözõ üzleti szituációk (vállalatok összevonása, felvásárlása, intenzív növekedése, szervezeti átalakítás, decentralizáció), szolgáltatásfejlesztések (e-Business, e-Commerce, CRM fejlesztés, adattárház kialakítás) és a megjelenõ új technológiák az informatikai szervezetet az alkalmazás-portfolió folyamatos, állandó változtatására kényszerítik. Emiatt a vállalati informatika egyik fõ feladata az egymástól különbözõ idõben és eltérõ módszerekkel fejlesztett alkalmazások integrálása (pl. belsõ fejlesztésû mainframe-es alkalmazások, különbözõ csomagszoftverek és külsõ fejlesztõk által fejlesztett egyedi rendszerek összekapcsolása).
Az alkalmazásintegráció célja az alkalmazások összekapcsolása úgy, hogy a bevált alkalmazások lecserélése nélkül lehessen biztosítani az integrált rendszerek színvonalának megfelelõ üzleti folyamat-támogatást és rendszerüzemeltetést.
Az alkalmazásintegráció hasznosulása a vállalatnál
Az alkalmazásintegrációt követõen az üzleti igények kielégítése érdekében kisebb kockázattal, rugalmasan, rövidebb idõ alatt lehet újabb (akár különbözõ platformon mûködõ) alkalmazásokat összekapcsolni, az alkalmazások kapcsolata könnyen áttekinthetõvé és menedzselhetõvé válik.
Az integrálandó alkalmazások számának függvényében rohamosan javul az alkalmazásintegráció költséghaszon mutatója.
Az alkalmazásintegráció közvetlen üzleti hasznot is hoz: felgyorsulnak a folyamatok és a rendszerek közti adatáramlások. Ez a tényezõ, és az adatok minõségi javítása lehetõvé teheti újabb üzleti funkciók megvalósítását is.
Az elõbb említetteken felül az alkalmazásintegráció hatékonyan támogathatja a külsõ felekhez kapcsolódást (pl. B2B, e-Business) és a felhasználók számára egységes felület biztosítását.
Megközelítésünk
Az alkalmazásintegráció akkor lesz igazán sikeres, ha a megvalósuló architektúra biztosítja a robosztus, lényegi redundanciától mentes adat- és üzleti funkció kezelést. A siker eléréséhez a konkrét megvalósítás mellett nagy hangsúlyt kell helyezni az elemzésre és logikai tervezésre.
A sikeres alkalmazásintegrációhoz a következõ feladatok végrehajtása szükséges:
  • ügyviteli folyamatok felmérése, racionalizálása,
  • integrációs követelmények meghatározása,
  • meglévõ alkalmazások felmérése, értékelése,
  • adatszótár összeállítása,
  • integrációs stratégia kialakítása,
  • integrációs eszköz kiválasztása,
  • integrációs központ kialakítása,
  • alkalmazás adapterek kifejlesztése,
  • üzemeltetési rend kialakítása.

 

Kinek ajánlhatjuk szolgáltatásunkat?

Az alkalmazásintegráció szolgáltatásunkat azoknak a kiterjedt alkalmazás-portfolióval rendelkezõ vállalatoknak, szervezeteknek ajánljuk, amelyeknél a vállalat informatikai rendszerei lazán, ad-hoc interfészeken keresztül kapcsolódnak, esetleg szigetszerûen mûködnek – heterogén képet mutatnak, nehezen menedzselhetõk – azonban jelentõs know-how-t hordoznak és stabilak, így érdemes rájuk építkezni.
Terjedelmi korlátok miatt most itt ér véget a gondolatébresztés, bár az ismertetõben nem foglalkoztam még kellõ súllyal az összefoglalóban a következõ fontos IT tanácsadási területekkel: Projektmenedzsment, IT outsourcing, CRM, ERP, e-Business, BSC, Minõségbiztosítás és Auditálás, ….